Mekaanisen suunnittelun vahva osaaja

Tietosuojaseloste

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

 

  1. Rekisterin ylläpitäjä

Insinööritoimisto Wormac Oy (Y-tunnus 0833888-2)

Teollisuuskatu 5 /  PL 140

42101 JÄMSÄ

  1. Rekisteriasioiden yhteystieto

Jukka Siltanen, Toimistonjohtaja

jukka.siltanen@wormac.fi

puh. 0400 647 249

  1. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Asiakasrekisteriä käytetään Insinööritoimisto Wormac Oy:n ja asiakkaan väliseen yhteydenpitoon, asiakassuhteen ylläpitoon, viestintään, projektien hoitamiseen, asiakashankintaan ja markkinointiin.

Insinööritoimisto Wormac Oy voi käyttää henkilötietoja myös esim. kyselyihin sekä tärkeiden tietojen lähettämiseen sekä toimintansa kehittämiseen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää rekisteröidyn tarpeellisia yksilöintitietoja sekä muita rekisterin käyttötarkoituksen kannata tarpeellisia tietoja:

  • Yrityksen nimi, Y-tunnus
  • Yhteystiedot, kuten yhteyshenkilöt (nimi), asema yrityksessä, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, osoitteet, www-sivut
  • Mahdolliset tiedot yhteydenotoista, tapaamisista
  • Laskutustiedot, maksutiedot, tilaustiedot, asiakaspalautteet

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään. Sähköisistä järjestelmistä ja tallennusvälineistä tiedot poistetaan pysyvästi ja muu kuin sähköinen tieto hävitetään silppurilla tuhoamalla.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin liiketoiminnallisesti sille on perustetta. Tietoja käsitellään ja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan sekä sen jälkeen vielä tarpeelliseksi katsotun ajan takuu- ja virhevastuiden hoitamiseksi.

Kirjanpitolain tai jonkun muun määräävän lain velvoitteista johtuen, tietoja voidaan joutua säilyttämään em. pitempään.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakassuhteen kautta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista.

Tietoa saadaan myös potentiaalisten asiakasorganisaatioiden henkilöiltä itseltään kontaktoinnin yhteydessä puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai esim. tapahtumien yhteydessä. Tapauskohtaisesti tietoja voidaan kerätä myös Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan luovuttaa yksittäisiä tietoja kyseessä olevan palvelun toimeksiannon pohjalta sitä suorittavalle yritykselle.

Muuten tietoja luovutetaan ainoastaan Suomen viranomaistoimien niin vaatiessa.

  1. Tietojen siirto EU:n ja/tai ETA:n ulkouolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tarvittaessa tietoja voidaan kuitenkin siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja.

Henkilötiedot, joita säilytetään sähköisesti, on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuurein, ja muin teknisin suojakeinoin, kuten käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä ajantasaisella virustorjunnalla.

Lisäksi kaikki muut kuin sähköisessä muodossa olevat tiedot, säilytetään lukitussa tilassa. Näihin tietoihin pääsy on asianmukaisesti asiattomilta estetty.

  1. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on tarkistusoikeus rekisterissä oleviin henkilökohtaisiin tietoihin. Rekisterissä olevat tiedot toimitetaan ainoastaan kirjallisessa muodossa asiakkaan yhteystietojen perusteella postiosoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen Insinööritoimisto Wormac Oy, Jukka Siltanen, PL 140, 42101 Jämsä. Kuoressa tulee olla merkintä ”Henkilötietojen tarkastuspyyntö”.

Tarkastuspyynnössä tulee mainita: nimi, rekisterinimi, täydelliset osoitetiedot ja puhelinnumero.

  1. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus pyytää oikaisua, poistoa tai täydennystä rekisterissä olevaan rekisterin tarkoituksen vastaiseen, virheelliseen, tarpeettomaan, puutteelliseen tai vanhentuneeseen tietoon. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 10. mukaisesti.

Henkilön esittämään tietojen tarkistus- ja/tai korjauspyyntöön vastataan 1 kuukauden kuluessa.

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittely rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan voimassa olevaa tietosuoja-asetusta.

 

Rekisteriselostetta koskevat muutokset

Insinööritoimisto Wormac Oy varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle. Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.

 

Päivitetty 22.5.2018